コラム

【ITチームコラム】エクセルと脱エクセル①

　こんにちは、日本経営労務 ITチームです。緊急事態宣言が解除されたあとも、じわじわ増える感染者数。対新型コロナは「長い闘い」の様相になりつつあります。ITチームでは、この新しい時代に即した働き方の改革メソッド、革新ツールを引き続き紹介してまいります。

■とても便利なエクセルですが…

「業務で一番使うソフトウェア（アプリケーション）は何か？」と聞かれれば、「エクセル」だという会社は多いと思います。

　エクセルは表計算ソフト、つまり計算を専門とするソフトですが、その計算式の豊富さだけでなく、フィルタやピボットテーブルなどのデータ分析機能、さらに書式設定を駆使したレイアウト機能により見積書や請求書などを作成し印刷することもできてしまいます。

　そのようなわけで、あれもエクセル、これもエクセルと、どんどんエクセルファイルと、エクセルで行う業務が増殖している会社も多いことでしょう。一方、エクセルにはエクセル特有の弱点もあります。

エクセルの弱点
　①複数の人が同じエクセルを使うのに、
　　ファイル共有機能が弱い

　②ファイル間の連携が難しく、一つの業務で
　　いくつものエクセルを開かないといけない

　③データが大量になると処理速度が落ちる

　④関数式やマクロで複雑な設定ができる分、
　　作った人にしかわからない（手直しで
　　きない）「属人化」エクセルが発生する

　例えば①の問題。業務に使うエクセルは、一つのファイルを複数の人や部署で開くことも多いですが、一つのファイルゆえ、誰かが開くと、その間他の人は「読み取り専用」になってしまいます。
　同根の問題で、一つのファイルの編集者が三人いて、同じ名前のファイルが三つできたが、どれが「正」だ？というのもよく聞くトラブルです。

　このようなエクセル問題について、従来のエクセル一辺倒を改めて、必要に応じてエクセル以外のソフトウェアで業務を行おうというのが「脱エクセル」のトレンドです。（エクセル全廃というわけでなく、場合によってエクセルとエクセル以外を使い分けようという考え方です）

■スプレッドシートとエクセルオンライン

　エクセルの弱点①の克服手段として最も有名なのが、グーグルの提供するスプレッドシートです。

　スプレッドシートはWEB上で展開するエクセルと同じような表計算シートなのですが、このWEBのスプレッドシートを複数の人が開いて、同時に編集することができます。そして、上書き保存しなくても、各人の編集した内容は、自動的に更新されていきます。

　一方、エクセルを提供するマイクロソフトも負けてはいません。同じようにWEB編集できるエクセルオンラインをリリースしています。
　こちらも、WEB上で複数人が同時編集できる上、このエクセルオンラインのファイルは、パソコンにダウンロードすれば、デスクトップ上では従来のエクセルとして開くこともできます。　

　スプレッドシートも、エクセルオンラインも、複数人が編集し、リアルタイムで更新されていくという点では従来のエクセルより優れており、テレワークや取引先との共有にはとても頼りになります。一方、計算ソフトの機能や操作性では従来のエクセルに及ばない所も多く、その意味でも使い分けが大事といえます。