産休・育休など女性社員特有の情報管理の場面も増えてきました。積極採用するためには情報管理についても整えておくと安心です。
女性社員の雇用には、ライフステージに合わせられる職場環境が必須となってきます。出産に係わる、産休や育休の情報の管理については独自で管理されている企業も多いことかと思われます。日本経営労務では、顧問先との情報共有を行う顧問先マイページを用いて密に情報を取り合う環境構築を進めてきました。
社内では育児休業取得についての管理方法を定めていない状況で、職員ごとに担当の企業様ごとにExcelやPDFを個別のPCにあるフォルダーで管理していました。
顧問先様にはExcelを使用して産前産後や育児休業期間、保険料免除期間などのスケジュールを作成し、人事担当者用と本人用にメール添付して共有していました。
特に女性が多い職場の顧問先様からの問い合わせに対応する場面では、担当職員のPCにあるフォルダーから該当するデータを探すまで、相当な時間がかかっていました。
顧問先マイページ内リンク集にある、“育産休取得者一覧フォルダ”をクリックすると、対象者・出産日・お子様氏名・産休開始および終了日・1歳、1歳半、2歳到達日が表記され、数年にわたる長期スパンの管理が24時間365日可視化されました。
女性の多い職場では、誰がいつ産休に入り、育休から復帰する可能性があるのかの管理がとても大変でしたが、顧問先マイページを通じて無料で提供しています。
スケジュール管理はPCの得意分野、フル活用して手動での管理を避けましょう。
『日本経営労務事務所通信 2023年12月号』（2023年12月1日刊）より一部改変
Copyright (C) 日本経営労務 All rights reserved.
